福州市公安机关文书档案归档流程

文书档案归档流程包括收集、整理、著录、装订、移交、装盒（上架）、制作报表等环节。具体要求：

一、收集

文书档案以“自然件”为单位，必要时可以“界定件”为单位。构成要素包括：文件正本（正文含附件）、签批件、修改稿等。排序规则是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批示件在前，原文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文本在后。遵循纸质、电子文件同步归档的“双套制”原则，纸质文件应同时制作或收集电子文件，电子文件应同时制作纸质文件归档。

二、整理

包括修整、编写页码、确定归档年度、划分保管期限等步骤。

（一）修整。有破损的应予修整，复写、铅笔、圆珠笔书写、热敏纸打印等可能造成字迹模糊或褪变的应予复制，并附在原件之后。用于修整的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

（二）编写页码。用铅笔在有图文页面正页面的右上角、背页面的左上角，从“1”开始顺序标注，空白页不编页号，不得缺号、重号。大张的文件或图表折叠后，仍按折叠前有字迹的页面数计算页数。

（三）确定归档年度。一般是文件的形成年度，并兼顾文件内容针对的时间。如：年度计划、总结、报表、预算等，放在内容针对的年度；跨年度或多年度的计划，放在文件内容针对的头一年里；跨年度或多年度的总结，放在内容针对的最后一年；总结和计划写在一起的文件，若其中心内容是总结，放入总结针对的年度，若中心内容是计划，放入计划针对的年度；法规性文件存入批准或公布、生效的年度；跨年度会议形成的文件材料放在会议开幕年或闭幕年皆可。

（四）划分保管期限。保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。依据《福州市公安局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行判定。

三、著录

包括著录目录数据和加载电子原文。从福建公安警务办公系统（以下简称OA系统）制发或接收办理的文件可从OA系统中将目录、原文数据在线归档至福建公安档案信息系统（以下简称档案系统）。以纸质文件印发或是涉密文件的，登录档案系统或使用U盘单机系统著录目录数据并加载电子原文。

（一）著录目录数据规范

1.机构名称。机关内设机构的全称或规范简称。临时机构填写所挂靠机构的名称。

2.归档部门。机关内设机构下设机构的全称或规范简称，不用数字简称。

3.归档年度。用4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2012”。

4.保管期限。选择永久、30年或10年。

5.文号。当前文件的发文字号，简报、刊物的期序号，无文号则空。

6.页数。含文件正本、公文处理单、重要修改稿等文件材料的总页数。

7.题名。原文抄录当前文件的标题。无标题或标题不规范的，应根据文件内容重新拟定或补充，并在新增内容前后加上“〔〕”。简报、刊物等应抄录主要文章的题名，两个题名之间用“；”隔开。

8.人员名单。干部任免（包括备案）、调配、评授晋升警衔、专业技术职务评定、聘任材料、干部、职工录用、转正、定级、培训、奖惩、调资、辞职、退职、离休、退休、复转、评残、抚恤、死亡、丧事活动等文件中涉及本机关人员的姓名。

9.责任者。落款印章的全称或者署名。如“福州市公安局刑事侦查支队”。会议讲话稿应著录讲话人姓名、职务，如“福州市公安局局长徐凡新”。多个责任者的可著录2至3个主要责任者。

10.文件时间。当前文件的落款时间。用8位阿拉伯数字标注，如“20110601”。没有落款日期的文件，应考证后著录。

11.初级编号。档案系统保留字段，不需著录。

12.移交编号。使用档案系统“编号”功能编制。

13.归档号。档案部门编制。

14.文件档号。档案系统自动编制。

15.上网意见。当前文件允许上网发布的范围。选择公安信息网、互联网和不上网。

16.开放控制。一级、二级、三级控制表示查询利用的开放范围分别是全省、本全宗、本机构。

17.整理人。档案系统根据登录用户信息自动生成。

18.归档日期。当前文件归档的日期，用8位阿拉伯数字标注年月日，如“20120421”。

19.存放位置。标注在档案库房的存放位置，由档案部门著录。

20.备注。当前文件互相参照、缺损、修改、补充、移出、销毁以及其他需要补充说明的情况

21.密级。仅在u盘版单机系统中设置该字段，选择绝密、机密或秘密。

22.公开属性、不予公开理由、文种、内容概述。从OA系统在线归档至档案系统时可导入数据，不需著录。

（二）加载电子原文规范

1.电子文件的内容、签章、表现形式等相关项目应与纸质文件一致。

2.涉密文件按《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规制作或收集。秘密、机密文件的电子文件应使用u盘版单机系统加载，绝密文件不制作电子文件。

四、装订

1.使用档案系统将件封面和备考表打印于A4纸的正反面作为封面。备考表中“检查人”一项手工填写归档部门负责人姓名。纸张大于A4规格的按A4规格折叠，小于A4规格的要避免压字、掉页。

2.去除订书钉、大头针等易锈蚀的金属物或其他异物，对装订成册不便拆散的刊物、书籍，可不拆钉。

3.用不锈钢书钉在左上角进行斜式或竖式装订。采用左上角装订的，应对齐左、上侧。采用左侧装订的，应对齐左、下侧。文件较厚的应用“三孔一线”左侧装订法装订。

五、移交

文件起草人或办理人向其所在内设机构的系统管理员移交文书档案和著录数据，系统管理员审核并签收后定期向档案部门归档。

六、装盒（上架）

档案部门对已接收的文书档案进行审核后按照“年度—机构—密级—保管期限”分类并按移交编号顺序装盒。

七、制作报表

档案部门制作归档文件目录并装订成册，册封面应体现全宗名称、年度、机构名称等项目。